Le courrier électronique est l'un des services fondamentaux que chacun attend d'internet.

inVivo assure :

• un service de courrier électronique interne (entre les abonnés d'inVivo) ;
• un service de courrier électronique vers d'autres serveurs privés ;
• et bien sûr un service avec le reste d'internet ;
• La confidentialité des messages sur inVivo est excellente, c’est l’un des principaux intérêts du serveur inVivo : le format de transfert des données est illisible par ceux qui réussiraient à intercepter vos messages lorsque vous utilisez le logiciel de communication "FirstClass Client".

Lorsque vous êtes connectés à inVivo par internet, vous pouvez sélectionner dans vos "préférences" l'ouverture systématique d'une fenêtre de message Firstclass. Cela vous permettra de gérer l'ensemble de votre courrier internet en passant par inVivo et FirstClass. Un exemple : vous êtes connecté à un site internet, vous souhaitez adresser un message aux responsables de ce site qui vous signalent leur adresse par un lien ou un bouton "nous écrire", lorsque vous cliquez dessus, FirstClass se lancera automatiquement en vous demandant votre identifiant et votre mot de passe et une fenêtre de message de votre boîte aux lettre s'ouvrira immédiatement.

Pour bénéficier de cette fonction, sélectionnez dans le menu "Edition > Préférences", puis choisissez l'onglet Serveur d'accueil. Cochez la case Client internet par défaut, Enregistrer FirstClass. Puis cliquer sur Ok.

La boite aux lettres

Lorsque vous vous connectez à inVivo, vous voyez apparaître sur la fenêtre de bureau une icône nommée "MailBox". Cette icône représente votre boîte aux lettres. C'est ici que sera situé tout votre courrier envoyé ou reçu. Lorsque vous ouvrez votre boîte aux lettres, vous pouvez y voir apparaître la liste des messages qu'elle contient, ainsi que les dossiers si vous en avez créé.
Pour les messages reçus, vous verrez apparaître le nom de l'expéditeur, pour les messages créés, vous aurez le nom du premier destinataire du message, le sujet, la date de dernière modification ou de réception, ainsi qu'un drapeau blanc si le message n'a pas encore été envoyé et un drapeau rouge si vous n'avez pas encore lu le message.

Recevoir des messages

Lorsque vous recevez vos messages, votre boîte aux lettres arbore alors un drapeau rouge (au moins un message non lu). Si le message vient d’inVivo, le nom de votre correspondant apparaîtra dans la case expéditeur, s’il vient d'internet c’est l'adresse e-mail de l'expéditeur d'où vient le message qui s’affichera.

Pour lire un message, double-cliquez dessus. Une fenêtre s'ouvrira alors, séparée en deux parties par une barre horizontale que vous pouvez déplacer verticalement. La partie haute (en-tête) contiendra les informations inhérentes à un message (sujet, expéditeur, destinataire, date, pièces jointes, etc.). La partie basse (corps) contiendra le texte même du message.

Si vous accédez à inVivo par internet, lorsqu'une partie du message apparaissant dans le corps du message est souligné en bleu (selon les préférences par défaut de votre navigateur), vous avez la possibilité en cliquant dessus d'activer directement le site internet ou l'adresse e-mail signalés par votre correspondant.

Ouvrir les "non-lus"

Vous pouvez rapidement ouvrir les messages non-lus (possédant un drapeau rouge) grâce au menu "messages > non-lus" ou en cliquant sur l’icône placés dans la barre d’outils de votre boite aux lettres ou conférence.

A chaque fois que vous utiliserez cette fonction, le message ouvert sera fermé et remplacé par le prochain message non-lu. Un bip se fera entendre s'il ne reste plus de messages non-lus.

En pratique il suffit d'ouvrir une nouvelle fenêtre de message en choisissant dans le menu "Message > nouveau message (ctrl-N, (commande-N pour les macs) ou choix d'un nouveau message sur la palette d'outils) et de désigner le destinataire du message dans la case "destinataire".

Tapez votre texte dans le corps du message puis sélectionnez dans le menu message > envoyer ou cliquez sur le petit outil qui symbolise un cachet de la poste.

Si votre destinataire est sur inVivo il n'y a pas besoin de taper le nom entier du destinataire, quelques lettres suffisent et si une ambiguité persiste inVivo vous proposera les différents choix possibles.

Si votre destinataire est sur internet là il faut être très précis. La cause la plus fréquente de mauvaise transmission d'un courrier électronique est une erreur minime dans l'adresse du destinataire, genre point (.) là où il faut un tiret (-) ou autre détail de ce genre. Pour éviter ce type d’erreur, il est préférable de créer votre carnet d’adresse en choisissant la fontion édition > ouvrir > carnet d’adresse. inVivo transformera alors automatiquement le nom de votre correspondant en adresse internet.

Toutefois si votre message ne peut pas être acheminé vous serez prévenu par un message en retour d'inVivo dans votre boîte aux lettres. Le seul cas où l'erreur peut persister est celui où vous avez envoyé votre message à une fausse adresse qui existe (à quelqu'un d'autre)...

Tout message privé reçu arrive dans la boîte aux lettres privée de l'utilisateur, de même que tout message envoyé est gardé en copie dans cette même boîte aux lettres.

Les utilisateurs peuvent créer des dossiers dans leur boîte aux lettres afin d'y ranger leurs messages.

Vous avez la possibilité d’envoyer le même message à plusieurs destinataires à la fois. Il suffit d’indiquer dans la case " dest " de votre formulaire de message tous les noms de vos destinaires (s’ils sont connectés à inVivo) ou leur adresse email s’ils ne sont pas abonnés à inVivo en n’oubliant pas d’appuyer sur la touche entrée après chaque nom.

Vous avez aussi la possibilité d’utiliser des listes de diffusion ou mailing list personnelles.

Si vous accédez à inVivo par Internet, vous avez la possibilité de signaler à vos correspondants un site internet ou une adresse e-mail dont les liens s'établissent automatiquement dès que vous tapez le début de l'adresse (http://www. ou simplement www.) ou une adresse e-mail avec le signe @ (prononcez "at"). Lorsque vous avez envoyé ce message, cette adresse s'affichera en bleu souligné si vous avez gardé les couleurs d'affichage des liens par défaut de votre navigateur.

Carnet d'adresses

Pour créer votre carnet d’adresse et vos listes de diffusion personnelles, il faut choisir dans le menu Fichier > Ouvrir > Carnet d'adresses.

C’est une fonction pratique pour enregistrer les adresses email un peu compliquées de vos correspondants sur internet sous leur nom, comme s’ils étaient abonnés à inVivo. Vous n’aurez plus qu’à indiquer dans le formulaire de message les coordonnées indiquées dans votre carnet d’adresse (le nom ou les initiales), et le logiciel FirstClass indiquera automatiquement l’adresse internet. Si vous utilisez celui-ci pour la première fois, l'icône correspondante est ajoutée à votre bureau.

Vous pouvez aussi créer grâce à ce carnet d’adresse vos propres listes de diffusion.

Choisissez Fichier > Nouveau > Nouvelle liste de diffusion personnelle.

Tapez le nom que vous voulez lui attribuer dans le champ "Nom". Indiquez dans le champ "Membres", le nom des utilisateurs à inclure à la liste. La liste de diffusion est ajoutée à votre carnet d'adresses.

Si vous répondez à un message, vous pouvez utiliser le menu "Message/Répondre" pour créer un message automatiquement rempli avec le nom de destinataire et le sujet (même sujet avec un "Re :" devant).

Vous pouvez aussi répondre par le menu "Message/Réponse spéciale".

L'action du menu "Message/Répondre" peut-être conditionné par les options choisies dans vos préférences (accessibles par le menu "Edition/Préférences".

Mais attention, si vous répondez à un message, en boîte aux lettres ou en conférence, qui s'avère être un mailing (plusieurs destinataires figurent en haut, votre réponse part vers tous les destinataires du mailing initial !!!) Il est donc préférable d’utiliser, lorsque vous répondez personnellement, l’outil " répondre à l’expéditeur " plutôt que " répondre ".

Vous pouvez aussi répondre à un message avec le texte de celui auquel vous répondez (fonction très pratique pour rapidement suivre le fil de plusieurs messages). Il suffit pour cela de sélectionner le texte et de choisir la fonction répondre. Dans le corps du message apparaîtra alors le nom de votre correspondant en gras suivi de la mention a écrit, son texte étant alors sélectionné en grisé. Vous pouvez aussi ne sélectionner qu’une partie du message et y répondre précisemment.

Si vous avez un message que vous voulez re-expédier vers un autre destinataire, il vous suffira de le sélectionner et de choisir le menu "Message/Faire suivre", le message sera alors dupliqué (ainsi que ses pièces jointes...attention à la place que cela consomme sur le serveur). Il ne vous restera plus qu'a remplir le nom du destinataire.

Les messages issus d'une re-expédition auront plusieurs noms dans la rubrique "Expéditeur(s)", le premier dans la liste étant le dernier utilisateur à avoir re-expédié le message.

FirsClass trie automatiquement les messages en affichant les messages non-lus dans un ordre chronologique décroissant mais aussi par thème. Vous avez la possibilité de sélectionner vos critères de tri dans le menu préférences, ou de modifier l’ordre d’apparition des messages en cliquant sur la barre nom, sujet ou date de modification.

Annuler un envoi

Vous pouvez à tout moment annuler l’envoi d’un message. Mais attention, pour cela il ne faut pas purement et simplement le supprimer de votre liste de messages. Il faut l’ouvrir et choisir la fonction "Fichier" > "Récupérer l’envoi", ou l’outil correspondant au cachet de la poste barré. Vous pourrez ainsi le modifier et le renvoyer à nouveau, ou le supprimer définitivement en choisissant Fichier > supprimer.

Il faut noter cependant que les messages routés vers des Newsgroups, des listes de diffusion ou internet d'une façon générale ne peuvent pas être repris. Lorsque vous récupérez un message adressé à un de ces correspondants particuliers d'internet un petit message vous est automatiquement adressé, vous indiquant que votre message est récupéré pour modification mais qu'il est déjà parti. Votre correspondant aura donc la première version et aussi la seconde si vous le modifier + réexpédier.

Tous les messages dans FirstClass possèdent une date limite d'expiration au bout de laquelle le message est automatiquement supprimé de votre boite-aux-lettres.

La date d'expiration par défaut est définie par votre Administrateur.

Pour connaître cette date, choisissez un message et choisissez le menu "Fichier/Lire les informations" vous verrez alors apparaître une fenêtre contenant entre-autres la date d'expiration du message et le nombre de jours qu'il lui reste à vivre. Vous pourrez modifier ce nombre de jours si vous désirez garder ce message plus longtemps.

Si vous modifiez cette date d'expiration AVANT d'envoyer le message, cette date sera valable pour tous les destinataires de ce message. Cette fonction est par exemple utile pour signaler une réunion et supprimer automatiquement le message deux jours après la date de la réunion.

L'historique des messages est un moyen simple de savoir ce qui s'est passé depuis sa création. Vous pouvez ainsi, par exemple, savoir facilement qui l'a lu et quand.

Pour visualiser l'historique d'un message, il vous suffit de le sélectionner et de choisir le menu "Message/Historique", vous serez ainsi au courant des actions effectuées sur ce message avec la date et le nom de la personne qui a effectuée cette action.

Vous pouvez ainsi savoir qui l'a lu, en a rapatrié les pièces-jointes, y a répondu, l'a fait suivre, l'a modifié, par quels serveurs est passé le message si celui-ci est un message routé, etc.

Vous pouvez à tout moment demander qu'une réponse automatique soit donnée aux messages que vous recevez qu'il vienne d'internet, d'inVivo ou d'ailleurs. Vous pouvez aussi faire suivre tous vos messages vers un ou plusieurs autres destinataires (y compris vous même à une autre adresse).

Choisissez dans le menu "Edition > Préférences" la fonction "Répondre automatiquement" (onglet "Gestion du courrier"). Sélectionnez cette option si vous voulez répondre automatiquement à l'expéditeur de chaque message reçu dans votre boîte aux lettres. Elle vous permet, par exemple, d'informer les utilisateurs de votre date de retour lorsque vous partez en vacances. Si vous sélectionnez cette option, tapez la réponse dans la zone "Texte".

De nos jours il devient fréquent de disposer de plusieurs boites aux lettres électroniques. Une au travail, une avec son fournisseur d'accès internet et une avec son intégrateur d'information comme inVivo ! Ceci n'est a priori pas un progrès puisqu'il faut toutes les ouvrir, répondre aux messages, etc, et on risque de ne pas disposer du message important là où l'on est.

Pour régler ce problème inVivo vous donne la possibilité au choix :

• d'aller chercher vos messages reçus chez inVivo pour les lire avec le logiciel de courrier de votre choix, où que vous soyez.
• d'aller relever d'autres boîtes aux lettres en rapatriant les messages qui y arrivent vers votre boîte aux lettres inVivo.

Comment faire :

• Pour aller chercher vos messages reçus chez inVivo :
  • Très simple. Vous aller dans le menu de paramétrage de votre logiciel de courrier autre qu'inVivo (Eudora, Kmail, Emacs, Netscape, Outlook, etc) et là vous demandez l'emploi d'un nouveau serveur de courrier. Son adresse est "mail.inVivo.edu", il et de type POP3, votre identifiant est votre identifiant inVivo, votre mot de passe est votre mot de passe inVivo. Vous choisissez si vous voulez que les messages soient effacés d'inVivo ou pas. C'est tout ! Une démonstration ?

    Alternative : Vous utilisez la fonction de redirection de courrier d'inVivo qui se trouve dans le menu "Préférences". Là vous avez la possibilité de dire à quelle adresse email tous vos messages doivent être redirigés.

    Dans tous les cas n'oubliez pas de venir de temps à autres faire un peu de ménage dans votre boîte aux lettres pour éviter qu'elle ne soit saturée.

• Relever d'autres boîtes aux lettres en rapatriant les messages vers celle d'inVivo :

1. C'est moins simple parce que les configurations des serveurs de courrier sont très variables. Il faudra d'une façon générale prendre contact avec Edgar pour mettre en place la méthode la plus efficace compte tenu des caractéristiques du serveur de courrier utilisé. En outre ce ne sera pas toujours possible car certains serveurs situés sur des réseaux privés sont inaccessibles depuis l'extérieur du réseau par le protocole POP3 mais seulement par l'email. Seules les fonctions de redirection peuvent alors fonctionner : votre serveur de courrier autre qu'inVivo dispose d'une fonction de redirection automatique du courrier. Il suffit alors de le paramétrer pour ré-expédier vos messages vers votre adresse email d'inVivo (identifiant@inVivo.edu)

Dans tous les cas : vous pouvez accéder à votre boite-aux-lettre inVivo depuis un simple navigateur web où que vous soyez dans le monde.

Pour vous écrire depuis l'extérieur d'inVivo vos correspondants peuvent passer par internet à son arrivée sera affiché dans votre boîte aux lettres. Pour ce faire, ils doivent connaître votre adresse. Celle-ci vous est normalement communiquée peut après votre abonnement en particulier si vous appartenez à une organisation qui a des accords avec inVivo ou si votre nom (ou prénom) contiennent des accents ou autres signes non usités sur internet. Vous pouvez aussi la trouver en allant sur le web à l'adresse suivante : http://www.invivo.edu et en cliquant sur le bouton "Annuaire"

Enfin vous pouvez la déduire tout seul assez facilement, de plus plusieurs adresses fonctionnent en même temps :

Le préfixe est votre prénom séparé de votre nom par un "underscore" : _ (ce n'est pas un trait d'union mais bien un trait à ras de la ligne), ce qui donne:

ou

l'initiale de votre prénom suivie de votre nom :

ou i est l'initale de votre prénom

ou

votre identifiant de connexion (pas le mot de passe !):

Le suffixe lui est immuable, c'est le même pour tout le monde :

Donc pour récapituler :

• Prenom_Nom@invivo.edu

ou

• iNom@invivo.edu ou i est l'initale de votre prénom

ou

• identifiant@invivo.edu

Il n'y a jamais d'accent, de cédille, etc, dans cette adresse et majuscules et minuscules sont traitées de façon similaire (ce qui est le plus souvent vrai avec le courrier et beaucoup moins vrai sur le web). Il n'y a pas de .fr à la fin, ni rien d'autre…

Ne vous laissez pas leurrer par votre adresse telle qu'elle peut vous être retournée au sein d'un message et qui vous donnerait autre chose comme : Prénom_Nom@mail.invivo.fr

En effet, même si cette adresse a des chances de fonctionner au moment où vous recevez ce message elle n'est pas nécessairement durable car le routage de votre courrier peut passer par plusieurs ordinateurs différents pour éviter les soucis inhérents à la panne de l'un d'eux… En clair le domaine "invivo.edu" est virtuel et affecté à des machines diverses. inVivo peut déménager, son adresse ne changera pas !